Fakturering och e-handel

Här finns information till dig som leverantör kring hur du ska hantera fakturering till Region Kronoberg. Här finns även information om hur vi arbetar med e-faktura till dig som kund.

Enligt en ny lag som gäller från 1 april 2019 ska alla leverantörer till offentlig sektor skicka e-faktura. 

Korta ekonomifakta

Fakturaadress

Region Kronoberg
Skanningscentralen
Box 1207
351 12 Växjö

Organisationsnummer: 232100-0065

VAT-nummer: SE232100006501

GLN-nummer: 7330028000014

Betalningsvillkor för leverantör

30 dagar netto.

Betalningsvillkor för kund

30 dagar netto.

Från förfallodagen debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen.

Lag om krav på e-faktura

Från den 1 april 2019 ska du som leverantör till Region Kronoberg skicka oss en e-faktura. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Lagen innebär att alla inköp, oavsett belopp, som görs till följd av Lag om offentlig upphandling (LOU (2016:1145) ska faktureras med en e-faktura, inklusive direktupphandlingar. Det är varje organisations eget ansvar att bedöma om ett inköp omfattas. Inköp som görs av Region Kronoberg ska därför som huvudregel faktureras med en e-faktura.

E-faktura

Många affärssystem har idag möjlighet att skicka elektroniska fakturor. Om du inte har denna funktion erbjuder vi genom InExchange en helt kostnadsfri leverantörsportal där du kan registrera dina fakturor manuellt. Du kan självklart använda någon annan operatör på marknaden för liknande tjänst.

Efter 1 april ska alla fakturor till Region Kronoberg faktureras via den nya europeiska standarden PEPPOL BIS Billing 3. Om avtal finns kan e-fakturor i SVE- och EDI-format godkännas. Tänk på att en faktura via mejl eller PDF inte räknas som e-faktura i detta sammanhang.

Tekniska variabler EDI- och SVE-faktura, PDF, öppnas i nytt fönster

För att fakturan ska komma till rätt mottagare och bli betald i tid är det viktigt att du anger:

  • Rätt GLN-nummer eller momsregistreringsnummer
  • Rätt referenskod (sjusiffrigt referensnummer)  

OBS! Innehåller din faktura sekretessinformation (exempelvis patientnamn och/eller personnummer) ska den sjusiffriga referenskoden föregås av ett S (exempelvis S0101130). 

Ni som kan e-faktura redan idag

Region Kronoberg tar emot fakturor via nätverket PEPPOL. I så fall behöver ni ansluta er via ett företag som stödjer er e-fakturering via PEPPOL.

Region Kronobergs PEPPOL-ID är 0007:2321000065.

De format som Region Kronoberg kan ta emot i PEPPOL nätverket är PEPPOL version 2.0 (inom kort även version 3.0).

Ett annat alternativ är att efter godkännande använda vår VAN-tjänst InExchange. Region Kronoberg tar emot e-faktura i följande format: Svefaktura 1.0.

Vårt parts-id (GLN) är 7330028000014.

Kontakta oss via e-post nedan om ni har frågor kring anslutning.

Ni som inte e-fakturerar idag

Om ni inte har ett affärssystem - använd vår fakturaportal här:

Gå till InExchange fakturaportal för att registrera din faktura, öppnas i nytt fönster

 Om ni har ett affärssystem:

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen och ekonomisystem. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

För mer information:

Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) – e-faktura till offentlig sektor

Pappersfaktura

Notera att pappersfaktura i och med den nya lagen endast tillåts i undantagsfall, exempelvis:

  • i de fall då e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Observera att det är Region Kronoberg som avgör om det finns en sådan risk för specifika fakturaflöden
  • för upphandlingar enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem
  • omfattar inte lagen kontanta betalningar eller betalningar med betalkort

Region Kronoberg skannar alla pappersfakturor. Därför ska du alltid skicka din faktura till vår gemensamma fakturaadress:

Region Kronoberg
Skanningscentralen
Box 1207
351 12 Växjö

För att fakturan sedan ska komma till rätt mottagare och bli betald i tid är det viktigt att du anger rätt referenskod (sjusiffrigt referensnummer).

Vad ska fakturan innehålla?

Utöver lagstadgade krav ska fakturan även innehålla följande information:

Beställnings- eller ordernummer

Fakturan ska innehålla samma beställnings- eller ordernummer som angetts vid beställningstillfället. Numret ska anges under rubriken Ert ordernummer på fakturan. Saknas beställnings -eller ordernummer ska fältet lämnas tomt.

Region Kronobergs ordernummer består av 10-12 tecken som inleds med 3 bokstäver, därefter 6 siffror (datum) bindestreck 1-3 siffror (löpnummer) – exempelvis KIN190402-105. Det är endast detta format som får förekomma i fältet ordernummer på fakturan.

Avtalsnummer

I de fall ett avrop avser upphandlad vara eller tjänst ska avtalsnummer anges på fakturan, under avsedd rubrik för avtalsnummer (exempelvis 19RGK123). Region Kronoberg önskar en faktura per avtalsnummer. Saknas avtalsnummer ska fältet lämnas tomt.

Abonnemangsnummer

Region Kronoberg jobbar med att utöka omfattningen av abonnemangsfakturering. Använd gärna ACD-tagg i de fall abonnemangsnummer eller motsvarande förekommer. I annat fall används fältet vår referens. För mer information se:

Tekniska variabler EDI- och SVE-faktura, öppnas i nytt fönster

Betalningsvillkor

Betalningsvillkor för Region Kronoberg är 30 dagar.

Utgående kundfakturor

I de fall Region Kronoberg skickar en kundfaktura som omfattas av e-fakturalagen gäller som huvudregel lagkravet om e-faktura. Däremot vill vi uppmärksamma er om att det finns ett antal undantag då lagen inte ska tillämpas (se avsnitt pappersfaktura ovan).

Region Kronobergs utskriftsformat för utgående kundfakturor kan endast sättas på kundnivå. Det innebär att alla utgående fakturor till en och samma kund skickas i samma format, antingen i pappersformat eller som e-faktura. Det går alltså inte att få olika utskriftsformat för olika typer av fakturor, exempelvis för fakturor med och utan sekretess.

Innan du som kund begär att Region Kronberg ska skicka e-fakturor ber vi dig särskilt uppmärksamma kundens ansvar att avgöra om specifika fakturaflöden innebär risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess. 

Beställningsservice och e-handelssupport

E-post till beställningsservice

E-post till e-handelssupport

Telefon: 0470-58 63 30

Support leverantörsfakturor:

E-post till redovisningsstöd

Telefon: 0470-58 63 00              

Senast uppdaterad: 11 april 2019