Kallelser

Kallelser är en viktig kanal för kommunikation med våra patienter. I många fall är kallelsen den första kontakt patienten har med en enhet, ett första intryck som kan påverka hur kommande kontakter fungerar. Därför är det viktigt att Region Kronobergs kallelser (inklusive bilagor) uppfattas som tydliga, begripliga och professionella. Sedan juni 2020 finns en ny riktlinje, rutiner och mallar för kallelser i Region Kronoberg.

Här finns riktlinjen för kallelser, rutiner för hur vi ska arbeta med kallelser samt mallar: 

Kallelser är en viktig kanal för kommunikation med våra patienter. I många fall är kallelsen den första kontakt patienten har med en enhet, ett första intryck som kan påverka hur kommande kontakter fungerar.

Därför är det viktigt att Region Kronobergs kallelser (inklusive bilagor) uppfattas som tydliga, begripliga och professionella.

Riktlinje för kallelser i Region Kronoberg (pdf, öppnas i nytt fönster)

Rutinen för kallelse i Region Kronoberg beskriver bland annat principerna för kallelser, och vad som gäller för fritextfält, den allmänna informationsbilagan samt medicinska bilagor. 

I rutinen finns också information om språk, form och typsnitt. 

Rutin för arbete med kallelser och bilagor, pdf, öppnas i nytt fönster

Grundkallelse (rent text, ingen logga m.m.), pdf, öppnas i nytt fönster

Grundkallelse med exempel (ren text, ingen logga m.m.), pdf, öppnas i nytt fönster

  • I grundmallen hämtas uppgifter om patienten, tid och datum, enhetens namn, telefonnummer med mera automatiskt.
  • Vårdtjänsten kan hämtas in automatiskt i de fall vårdtjänsten har ett publikt och begripligt namn.
  • Grundmallen finns i ett några olika varianter, till exempel med stor text och till vårdnadshavare.
  • Flera textfält är valbara, och/eller finns i olika textvarianter.  Textvarianter kallelser
  • Det finns ett fritextfält i grundkallelsen, där enheten kan lägga till valfri, kortfattad information.
  • I grundmallen finns ingen sidfot.

I vissa delar av kallelsemallen finns text som kan bytas ut, beroende på vilka förutsättningar som gäller på enheten. Det kan till exempel handla om vägbeskrivning och var man ska betala besöket. 

Textvarianter för kallelser, pdf, öppnas i nytt fönster

Bilaga med allmän patientinformation, pdf, öppnas i nytt fönster

Region Kronoberg har en gemensam informationsbilaga med information om exempelvis vårdgarantin, avgifter, sjukresor och GDPR. Bilagan kan hämtas i Cosmic.

Vi har ett ansvar att informera våra patienter om deras rättigheter och skyldigheter. Dessutom vill vi förstås gärna undvika missförstånd och rena tvister kring vad som gäller. Därför ska bilagan med allmän information som grundregel skickas med alla kallelser. Undantag görs när informationen i bilagan inte är relevant för en verksamhet eller en viss typ av besök. 

I de fall patienter behöver information och instruktioner inför exempelvis en undersökning eller en operation, ska den ligga i en separat bilaga. Mallar för detta finns, men de behöver fyllas på med information. Mallarna bör samordnas, så att till exempel alla enheter som exempelvis kallar till rektoskopier har samma bilaga för detta.

I många fall kan man använda, och/eller hänvisa till, information som finns på www.1177.se.

Använd de rubriker ni har behov av i mallarna, stryk dem ni eventuellt inte behöver, eller lägg till nya om det behövs. Det viktiga är att bilagorna följer den grafiska profilen så att de blir tydliga och enhetliga.

Skrivtips för dig som ska skriva patientinformation, pdf, öppnas i nytt fönster

Skicka mallarna i word-format till IT-avdelningen via IT-portalen, så lägger de in dem i Cosmic.

IT-portalen, öppnas i nytt fönster

Ladda ner mallar

Patientutbildning/-skola, gruppträning och dylikt, word

Mall för hälsodeklaration, word

Mall för hemtest, word

Inför behandling, word

Inför operation, word

Inför undersökning, word

Istället för att skriva ut en kallelse, kuvertera och skicka denna till en patient, så kan denna process ske automatiskt. Kallelsen skickas enkelt från Cosmic, antingen till en digital brevlåda (exempelvis Kivra), eller till en fysisk sådan om mottagaren saknar en digital kontaktväg. Just nu pågår ett uppskalat införande utav digitala kallelser i hela regionen som beräknas vara färdigt till september 2021.

Är ni intresserade av att komma igång med detta arbete, kontakta Therese Lindberg:
Det här är en e-postadress

Senast uppdaterad: 6 juli 2020