Kallelser

Kallelser är en viktig kanal för kommunikation med våra patienter. I många fall är kallelsen den första kontakt patienten har med en enhet, ett första intryck som kan påverka hur kommande kontakter fungerar. Därför är det viktigt att Region Kronobergs kallelser (inklusive bilagor) uppfattas som tydliga, begripliga och professionella. Sedan juni 2020 finns en ny riktlinje, rutiner och mallar för kallelser i Region Kronoberg.

Här finns riktlinjen för kallelser, rutiner för hur vi ska arbeta med kallelser samt mallar: 

Kallelser är en viktig kanal för kommunikation med våra patienter. I många fall är kallelsen den första kontakt patienten har med en enhet, ett första intryck som kan påverka hur kommande kontakter fungerar.

Därför är det viktigt att Region Kronobergs kallelser (inklusive bilagor) uppfattas som tydliga, begripliga och professionella.

Riktlinje för kallelser i Region Kronoberg (pdf, öppnas i nytt fönster)

Rutinen för kallelse i Region Kronoberg beskriver bland annat principerna för kallelser, och vad som gäller för fritextfält, den allmänna informationsbilagan samt medicinska bilagor. 

I rutinen finns också information om språk, form och typsnitt. 

Rutin för arbete med kallelser och bilagor, pdf, öppnas i nytt fönster

Grundkallelse (rent text, ingen logga m.m.), pdf, öppnas i nytt fönster

Grundkallelse med exempel (ren text, ingen logga m.m.), pdf, öppnas i nytt fönster

  • I grundmallen hämtas uppgifter om patienten, tid och datum, enhetens namn, telefonnummer med mera automatiskt.
  • Vårdtjänsten kan hämtas in automatiskt i de fall vårdtjänsten har ett publikt och begripligt namn.
  • Grundmallen finns i ett några olika varianter, till exempel med stor text och till vårdnadshavare.
  • Flera textfält är valbara, och/eller finns i olika textvarianter.  Textvarianter kallelser
  • Det finns ett fritextfält i grundkallelsen, där enheten kan lägga till valfri, kortfattad information.
  • I grundmallen finns ingen sidfot.

I vissa delar av kallelsemallen finns text som kan bytas ut, beroende på vilka förutsättningar som gäller på enheten. Det kan till exempel handla om vägbeskrivning och var man ska betala besöket. 

Textvarianter för kallelser, pdf, öppnas i nytt fönster

Bilaga: Bra att veta för dig som är patient, pdf, öppnas i nytt fönster

Region Kronoberg har en gemensam informationsbilaga med information om exempelvis vårdgarantin, avgifter, sjukresor och GDPR. Bilagan kan hämtas i Cosmic.

Vi har ett ansvar att informera våra patienter om deras rättigheter och skyldigheter. Dessutom vill vi förstås gärna undvika missförstånd och rena tvister kring vad som gäller. Därför ska bilagan med allmän information som grundregel skickas med alla kallelser. Undantag görs när informationen i bilagan inte är relevant för en verksamhet eller en viss typ av besök. 

I de fall patienter behöver information och instruktioner inför exempelvis en undersökning eller en operation, ska den ligga i en separat bilaga. Mallar för detta finns, men de behöver fyllas på med information. Mallarna bör samordnas, så att till exempel alla enheter som exempelvis kallar till rektoskopier har samma bilaga för detta.

I många fall kan man använda, och/eller hänvisa till, information som finns på www.1177.se.

Använd de rubriker ni har behov av i mallarna, stryk dem ni eventuellt inte behöver, eller lägg till nya om det behövs. Det viktiga är att bilagorna följer den grafiska profilen så att de blir tydliga och enhetliga.

Skrivtips för dig som ska skriva patientinformation, pdf, öppnas i nytt fönster

Skicka mallarna i word-format till IT-avdelningen via IT-portalen, så lägger de in dem i Cosmic.

IT-portalen, öppnas i nytt fönster

Ladda ner mallar

Patientutbildning/-skola, gruppträning och dylikt, word

Mall för hälsodeklaration, word

Mall för hemtest, word

Inför behandling, word

Inför operation, word

Inför undersökning, word

Istället för att skriva ut en kallelse, kuvertera och skicka denna till en patient, så kan denna process ske automatiskt. Kallelsen skickas enkelt från Cosmic, antingen till en digital brevlåda (exempelvis Kivra), eller till en fysisk sådan om mottagaren saknar en digital kontaktväg. Just nu pågår ett uppskalat införande av digitala kallelser i hela regionen som beräknas vara färdigt till september 2021.

Är ni intresserade av att komma igång med digitala kallelser, kontakta Therese Lindberg:
Det här är en e-postadress

Informationsmaterial till patient

Affisch "nu är din kallelse digital" beställs via Weblord

Väntrumsinformation "nu är din kallelse digital", ppt

Högerställda kallelser träder i kraft 2021-09-16. Kallelserådet har tillsammans med kommunikationsavdelningen tagit fram nya mallar för hur kallelser ska se ut och vad de får innehålla för information.

I samband med detta har det även tagits beslut om att följa den nationella standarden och därmed måste samtliga kallelsers adressfält vara högerställd istället för vänsterställd som vi har idag.

Syftet med detta arbete har varit att säkerställa att de kallelser vi använder inom Region Kronoberg:

  • Ska innehålla samma typ av information.
  • Ska följa Region Kronobergs grafiska profil.
  • Ska se likvärdiga ut oavsett avsändare.

Med start från 2022-02-28 kommer alla kallelser som innehåller en vänsterställd adress och som i övrigt inte följer den beslutade grundkallelsemallen att tas bort från Cosmic och kommer inte längre kunna användas.

Från och med 2021-05-31 kommer ett paket innehållande ett tiotal kallelser läggas ut på samtliga enheter. Dessa kallelser följer den nationella standarden, grundkallelsemallen, och är klara att användas både mot skrivare och som digital försändelse till Strålfors (för vidare sändning antingen mot print eller digital myndighetsbrevlåda) förutsatt att enheten har beställt behörighet för detta. 

Om man har en vänsterställd kallelse som man upplever inte kan ersättas av någon av de högerställda i detta paket  måste man i god tid beställa den i högerställt format av VIS Supporten. Detta görs via IT-portalen. I samband med att en sådan kallelse skapas så kommer man även säkerställa att den följer övrig standard och regler för kallelser. Tidigare ”speciallösningar” i kallelser kan inte längre garanteras.

Senast uppdaterad: 6 juli 2020