Teamsägare
Som teamsägare ansvarar du för att bygga upp och strukturera teamet så att samarbetet fungerar i vardagen. Här får du stöd i vad som är viktigt att tänka på i förberedelserna, vid uppstart och när medlemmarna får tillgång till teamet.
Vem är teamsägare?
I ett organisatoriskt team blir ansvarig chef på enheten automatisk teamsägare men det är möjligt att lägga till fler teamsägare om det önskas.
Vid beställning av samverkansteam anges vilka som ska vara teamsägare. Det krävs minst två teamsägare i ett samverkansteam.
Organisatoriska team
Alla verksamheter får automatiskt ett team där medarbetarna ingår. Teamet kan användas för samarbete, till exempel genom dokumentdelning, chatt och annan information som behövs för samordning av gruppens, avdelningens eller förvaltningens arbete.
Personer som är placerade på enheten eller underliggande enhet blir automatiskt medlemmar i teamet. Dokument som tidigare lagrats i gemensamma mappar (G:) lagras nu istället här.
Samverkansteam
Samverkansteamen ska användas för samarbete inom regionen, men det går även att bjuda in externa parter. Samverkansteam kan användas för till exempel objekt, ledningsgrupper, processer med mera. Om samtliga deltagare tillhör samma organisation ska en kanal i befintligt organisationsteam användas i första hand. Samma möjlighet till dokumentdelning och chatt som i organisatoriska team. Ägaren för teamet sköter behörigheter manuellt.
Ny kanal
Det kan vara lämpligt att skapa en ny kanal inom teamet om:
- arbetet gäller ett nytt projekt eller delprojekt
- en avgränsad grupp behöver samarbeta
- dokument och diskussioner behöver hållas separerade
- området är återkommande och långsiktig.
Det är endast teamsägaren som kan skapa en ny kanal. För att avgöra om en ny kanal behöver skapas kan punkterna nedan vara en vägledning. Är svaren ja på de flesta punkterna i listan kan en ny kanal vara lämplig att skapa.
- Kanalen har ett tydligt behov som inte täcks inom en annan kanal.
- Kanalen kommer att fyllas löpande med innehåll.
- Kanalen är avsedd för informationsspridning.
- Kanalen är avsedd för kommunikation genom inlägg.
- Kanalen är avsedd för arbete i delad anteckningsbok (OneNote).
- Kanalen är avsedd för arbete i gemensamt planeringsverktyg (Planner).
- Kanalen är avsedd för fildelning och samarbete i delade dokument.
- Kommer kanalen att underlätta för målgruppen?
Krävs en egen kanal i stället för att använda chatt eller gruppchatt?
Gruppchatt kan till exempel räcka:
- vid avgränsade möten som inte kräver delade filer, appar m.m.
- när en mindre grupp behöver diskutera något tillfälligt
- när behovet är tidsbegränsat
- när information inte behöver vara tillgänglig för hela teamet
- när kommunikationen främst består av korta frågor och svar.
Nytt team
Vill du skapa ett samverkansteam behöver du först fylla i formuläret och sedan skicka in det via IT-portalen - skapa ärende (intern länk).
Introduktion
Inför att din verksamhet ska flyttas in i Microsoft 365-miljön blir du som som teamägare inbjuden till en introduktion av Teams.
I introduktionen får du en överblick av vad Teams är och hur det fungerar. Du får också se hur ett team är uppbyggt, med kanaler, konversationer, filer och flikar. Dessutom visas konkreta exempel från verksamheten för att ge en tydlig bild av hur Teams kan användas i praktiken.
Utbildning
Organisatoriska teams
Efter introduktionen får du en utbildning i Teams, med fokus på inställningar, möjligheter och funktioner. Under utbildningen ges tillgång till en testmiljö där olika funktioner och inställningar kan testas.
Syftet är att du ska få möjlighet att prova på, för att du ska känna dig trygg och vara förberedd inför att arbeta i dina egna team framöver.
I samband med utbildningen får du som teamsägare tillgång till ditt organisatoriska team.
Samverkansteam
För dig som är teamsägare för ett samverkansteam finns guide för hur du kommer igång med ditt team.
Innan medlemmar bjuds in behöver du göra vissa förberedelser, som att se över inställningar, skapa kanaler och publicera ett första inlägg. Vi går igenom dessa delar under din utbildning som teamsägare. Du kan även se hur du går till väga i presentationen:
Innan medlemmarna får tillgång, pptx
När det är dags för medlemmarna att få tillgång till teamet finns möjlighet till utbildning, mer information kommer.
Efter utbildningen finns följande stödmaterial att använda, till exempel vid APT.
Guide för smartare samarbete i Teams (pdf)