Medicinsk dokumentationsservice

SHV Bemanningsenheten, sekreterare är en administrativ enhet inom sjukhusvården som erbjuder medicinsk dokumentationsservice till sjukhusens verksamheter samt verksamheter inom övriga delar av Region Kronoberg och privata vårdgivare.

Bemanningsenhetens uppdrag är i första hand att fungera som en tillfällig servicefunktion, en stödfunktion, till övriga verksamheter (såväl offentliga som privata) exempelvis vid arbetstoppar, kortare frånvaro samt vakanser, främst med syfte att förbättra verksamheternas ledtider för utskrift.

Bemanningsenheten kan anlitas för såväl tillfälliga och korta arbetsinsatser som för mer sammanhängande åtaganden, som längst tre månader i taget. Arbetet utförs i normalfallet på distans från våra lokaler i T-huset, plan 4, på Centrallasarettet i Växjö. Arbetstiden är måndag-fredag, klockan 7:30-16:00.

Vanligtvis utses kontaktpersoner på båda enheterna, tillsammans bestämmer vi vad som ska skrivas, hur kommunikation ska ske samt hur ofta, och ni som kund skickar över rutiner för den aktuella skrivningen. Vår erfarenhet är att skrivningen oftast blir mest effektiv om uppdraget är ganska avgränsat/riktat - åtminstone inledningsvis.

Hittills har fokus legat på journalskrivning, men om behovet av hjälp består av andra arbetsuppgifter kan detta naturligtvis också diskuteras.

I dagsläget arbetar vi i journalsystemen Cambio Cosmic och T4, men arbetar även i andra program om det behövs eller efterfrågas.

Pris

Ordinarie pris för våra tjänster är 405 kronor per timme, från och med den 1 mars 2022.

För verksamheter inom Region Kronoberg sker fakturering via interndebitering. Vid eventuellt övertidsarbete bekostas och bokförs detta hos kunden via PA-systemet och löneavdelningen.

Verksamhetens ansvar 

Eftersom enheten är en stödresurs åligger det respektive verksamhet att säkerställa att nödvändig nyckelkompetens finns inom ramen för den egna kärnverksamheten. Bemanningsenheten ska därmed inte bära huvudansvaret för annan verksamhets hela vårddokumentation, eller delar därav, utan endast stötta verksamheten vid behov.  

För att kunna leverera största möjliga produktion, ber vi att få reservera oss för diktat där kvaliteten är alltför dålig (exempelvis vad gäller ljud eller språk), vilka istället får transkriberas av ordinarie medicinska sekreterare. 

Som kund tecknar du bemanningsenhetens tjänster baserat på valfri tjänstgöringsgrad där 100 procent motsvarar 40 timmars arbetstid per vecka. Brytpunkt för debitering sker vid hela veckor, och eftersom antalet veckor varierar något mellan månaderna, kan även antalet arbetstimmar variera även om tjänstgöringsgraden är densamma. 

Anmäl ditt behov, planerade bokningar

Bemanningsenhetens verksamhet planeras och bedrivs huvudsakligen utifrån ett så kallat ”årshjul”. Bokningarna följer årshjulets schemaperioder och bokas i tre-månaders-intervaller, med möjlighet att förlänga och omförhandla avtalet inför nästkommande schemaperiod. Årshjulet består av följande fyra schemaperioder. Klicka på respektive period för att anmäla ditt behov. 

Schemaperiod 1: mars-maj (ansökan stängd)

Ansök för schemaperiod 2: juni-augusti, esMaker, öppnas i nytt fönster

Ansök för schemaperiod 3: september-november, esMaker, öppnas i nytt fönster

Ansök för schemaperiod 4: december-februari, esMaker, öppnas i nytt fönster

Du kan lämna in ditt behov/önskemål för respektive schemaperiod fram till och med 1,5 månad innan nästkommande schemaperiod börjar (OBS: för schemaperiod 3 stänger ansökan redan 15 juni). 

Fram till och med stängningsdatumet kan bokningen ändras och återkallas. Vid fördelningen av skrivkapaciteten försöker vi uppfylla våra kunders önskemål så gott vi kan, utifrån prioriteringsordning etc.

Vi strävar efter att fördela skrivningen så jämnt som möjligt under månaden/månaderna, men om det finns specifika önskemål som till exempel ”skrivning en heldag två dagar per vecka” behöver detta anges tillsammans med en kort motivering. Senast en månad innan nästkommande schemaperiod börjar, får du återkoppling i form av ett avtalserbjudande.

Akuta bokningar

Denna bokningstyp avser i första hand att skapa ett handlingsutrymme för akut påkomna behov vid oförutsedda händelser. Detta kan till exempel röra sig om uppkommen oplanerad korttidsfrånvaro till följd av sjukdom eller vård av barn såväl inom bemanningsenheten som hos våra kunder.

Akuta bokningar avser en begränsad period (1-2 veckor) och ofta räcker det att beställa tjänsterna bara någon eller några dagar i förväg. Behovet tillgodoses i den mån det finns lediga tider kvar samt baserat på hur mycket förberedelser i form av upplärning, ordnande med behörigheter med mera som krävs.

Den korta framförhållningen innebär att bokningen måste göras via telefon eller mejl. Kontaktuppgifter hittar du längst ner på sidan.

Prioriteringsordning av inkomna kundönskemål

Fördelning av skrivkapacitet ska utgå från en prioritetsordning där verksamheter (såväl offentliga som privata) med längst utskriftstider och flest diktat ska få flest produktionstimmar. Målsättningen är dock att kunna bistå samtliga kunder i åtminstone viss mån.

I takt med att taligenkänning förändrar behovet av journalutskrifter kommer bemanningsenhetens tjänster att förändras. Transkribering av diktat prioriteras dock före annan form av vårddokumentationsservice så länge det behovet kvarstår.

Kontakt

Ulrika Wiesel

Kundansvarig

Ansvarar för ärenden gällande bokning, avtal, schemaläggning o.s.v.

Ulrika von Sivers

Avdelningschef sjukhusvårdens bemanningsenheten

Om ditt ärende gäller praktiska detaljer i pågående uppdrag kan du komma i kontakt med någon av de medicinska sekreterarna via telefon: 0470-589769. I första hand kommer du att få prata med den för er verksamhet utsedda kontaktpersonen.

Notera: SHV Bemanningsenheten, sekreterare har ingen funktionsbrevlåda i Cosmic.

Senast uppdaterad: 25 januari 2022