Produktions- och kapacitetsplanering (POK)

Ett långsiktigt mål för Region Kronoberg är att erbjuda vård i rimlig tid. Vi vill också vara en attraktiv arbetsgivare och kunna erbjuda en bra arbetsmiljö för våra medarbetare. För att klara detta behöver vi bli bättre på att planera vår verksamhet långsiktigt utifrån patienternas behov av vård. Ett beslut är därför taget att samtliga enheter inom hälso- och sjukvården ska införa produktions- och kapacitetsplanering.

Produktions- och kapacitetsplanering (POK) är en metod för att långsiktigt planera verksamheten utifrån invånarnas behov av vård. I Region Kronoberg finns en framtagen modell för arbetet. 

Stöd och hjälp

Behöver du mer information och hjälp, kontakta metodstödjarna Carina och Tomas, kontaktuppgifter finns längre ner på sidan.

Kommunikation och förankring

Det är viktigt att i ett tidigt skede planera hur arbetet med produktions- och kapacitetsplanering ska kommuniceras i verksamheten. En stor del av arbetet handlar inledningsvis om att skapa förståelse för vad som ska göras och varför.

Påintranätet finns tips och råd om hur man kan planera sin kommunikation.
Planera din kommunikation (intern länk).

Det finns en enkel handbok som beskriver i stora drag hur produktions- och kapacitetsplanering fungerar:
Handboken som bildspel, ppt, öppnas i nytt fönster

Förberedelsefas

  1. Skapa ett POK-team i din verksamhet (verksamhetsansvarig, ekonomisk resurs, personalresurs, registreringskunnig, POK- modellansvarig) som är tillgängliga för att arbeta med POK-planering
  2. Tydliggör roller, ansvar och mandat för POK-teamet, berörda chefer och annat stöd
  3. Säkerställ kompetens som kan arbeta med POK-arbetet i framtiden
  4. Diskutera målbild och förväntningar i teamet
  5. Diskutera spelregler i teamet
  6. Besluta om tidplan för införande
  7. Planera hur arbetet ska kommuniceras 
  8. Boka mötestider för POK-teamet

Viktiga beslut inför start

  • Besluta om organisatorisk omfattning för produktion- och kapacitetsplanering
  • Besluta vilka yrkeskategorier som ska genomlysas
  • Besluta vilka produktionsparametrar som ska kartläggas och eventuellt planeras

Genomförande i fem steg

Behovsanalys

  1. Sammanställ statistik för genomförd produktion förgående år
  2. Jämför och validera patientstock 
  3. Verifiera korrekta vårdnivåer
  4. Identifiera mönster i verksamhetens produktion 
  5. Genomför workshop med yrkesexpertisen för att fånga upp kunskap kring kommande produktionsutveckling
  6. Definiera produktionsbehovet för nästkommande år
  7. Skapa veckovisa produktionsplaner utefter behovet
  8. Förklara lagd produktionsplan i ett skriftligt dokument
  9. Dokumentera exakt för vilken data som planen ska följas upp på

Kartläggning

  1. Identifiera hur mycket tid som yrkeskategorin lägger på olika produktionsmoment 
  2. Identifiera vilka arbetsuppgifter som inkluderas i varje produktionsmoment
  3. Identifiera hur många aktivt arbetade jourtimmar som yrkeskategorin inom verksamheten har haft under ett års tid
  4. Identifiera antal tillgängliga kapacitetstimmar som funnits under ett års tid

Balansering

  1. Jämför historisk utförd produktion och historisk tillgänglig kapacitet för att tydliggöra förhållande dem emellan
  2. Nyttja kartläggningen i steg 2 för att diskutera eventuella otydligheter och potentiella förbättringsområden 
  3. Sammanställ identifierade förbättringsområden
  4. Prioritera identifierade förbättringsområden

Kapacitetsplan

  1. Skapa nästkommande års planering för jourkomputtag
  2. Skapa riktlinjer för en kapacitetsplanering
  3. Skapa ett mappningsschema för kapaciteten

Uppföljning

  1. För in samtliga produktionsplaner i uppföljningssystemet
  2. Kommunicera ut framtagna produktion- och kapacitetsplaner
  3. Skapa processer och rutiner för hur uppföljningsprocessen ska se ut
  4. Utse kontaktpersoner för verksamhetens PoK-planering
  5. Utse ansvariga för PoK-planering som kan uppdatera analyser och planer nästkommande år (utgörs med fördel av representanter från innevarande års POK-team)
  6. Säkerställ att projektmål vid införande av POK är uppfyllda

Fortsatt arbete

  1. Genomför regelbunden uppföljning av produktion- och kapacitetsplaner samt förbättringsområden tillsammans med hela produktionsteamet
  2. Genomför dialogmöten 3 ggr/år med ansvarig centrumchef då planer, nyckeltal och förbättringsarbeten godkänns och följs upp samt verkställ eventuella åtgärder
  3. Ta fram nya produktionsplaner för nästkommande under hösten året innan, rekommenderat senast den 1 oktober
  4. Uppdatera riktlinjer för kapacitetsplanering och mappningsschema i förhållande till lagd produktionsplan

Informationsmaterial

Använd gärna detta material som stöd när du berättar om arbetet med produktions- och kapacitetsplanering.

Bildspel om produktion- och kapacitetsplanering för APT, ppt, öppnas i nytt fönster

Faktablad produktion- och kapacitetsplanering, pdf, öppnas i nytt fönster

Handboken som bildspel, ppt, öppnas i nytt fönster

Kontakt

Standardbild
Carina Bergman
Verksamhetsutvecklare
Standardbild
Tomas Kimmel
Verksamhetsutvecklare

Senast uppdaterad: 21 december 2023