Produktions- och kapacitetsstyrning (PKS)

Ett långsiktigt mål för Region Kronoberg är att erbjuda vård i rimlig tid. Vi vill också vara en attraktiv arbetsgivare och kunna erbjuda en bra arbetsmiljö för våra medarbetare. För att klara detta behöver vi bli bättre på att planera vår verksamhet långsiktigt utifrån patienternas behov av vård. Ett beslut är därför taget att samtliga enheter inom hälso- och sjukvården ska införa produktions- och kapacitetsstyrning

Produktions- och kapacitetsstyrning (PKS) är en metod för att långsiktigt planera verksamheten utifrån invånarnas behov av vård. I Region Kronoberg finns en framtagen modell för arbetet. 

Stöd och hjälp

Behöver du mer information och hjälp, kontakta metodstödjarna Carina och Tomas, kontaktuppgifter finns längre ner på sidan.

Kommunikation och förankring

Det är viktigt att i ett tidigt skede planera hur arbetet med produktions- och kapacitetsstyrning ska kommuniceras i verksamheten. En stor del av arbetet handlar inledningsvis om att skapa förståelse för vad som ska göras och varför.

På intranätet finns tips och råd om hur man kan planera sin kommunikation.
Planera din kommunikation (intern länk).

Det finns en enkel handbok som beskriver i stora drag hur produktions- och kapacitetsstyrning fungerar:
Handboken som bildspel, ppt

Förberedelsefas

  1. Skapa ett PKS-team i din verksamhet (verksamhetsansvarig, ekonomisk resurs, personalresurs, registreringskunnig, PKS-modellansvarig) som är tillgängliga för att arbeta med PKS-planering
  2. Tydliggör roller, ansvar och mandat för PKS-teamet, berörda chefer och annat stöd
  3. Säkerställ kompetens som kan arbeta med PKS-arbetet i framtiden
  4. Diskutera målbild och förväntningar i teamet
  5. Diskutera spelregler i teamet
  6. Besluta om tidplan för införande
  7. Planera hur arbetet ska kommuniceras 
  8. Boka mötestider för PKS-teamet

Viktiga beslut inför start

  • Besluta om organisatorisk omfattning för produktions- och kapacitetsstyrning
  • Besluta vilka yrkeskategorier som ska genomlysas
  • Besluta vilka produktionsparametrar som ska kartläggas och eventuellt planeras

Genomförande i fem steg

Behovsanalys

  1. Sammanställ statistik för genomförd produktion förgående år
  2. Jämför och validera patientstock 
  3. Verifiera korrekta vårdnivåer
  4. Identifiera mönster i verksamhetens produktion 
  5. Genomför workshop med yrkesexpertisen för att fånga upp kunskap kring kommande produktionsutveckling
  6. Definiera produktionsbehovet för nästkommande år
  7. Skapa veckovisa produktionsplaner utefter behovet
  8. Förklara lagd produktionsplan i ett skriftligt dokument
  9. Dokumentera exakt för vilken data som planen ska följas upp på

Kartläggning

  1. Identifiera hur mycket tid som yrkeskategorin lägger på olika produktionsmoment 
  2. Identifiera vilka arbetsuppgifter som inkluderas i varje produktionsmoment
  3. Identifiera hur många aktivt arbetade jourtimmar som yrkeskategorin inom verksamheten har haft under ett års tid
  4. Identifiera antal tillgängliga kapacitetstimmar som funnits under ett års tid

Balansering

  1. Jämför historisk utförd produktion och historisk tillgänglig kapacitet för att tydliggöra förhållande dem emellan
  2. Nyttja kartläggningen i steg 2 för att diskutera eventuella otydligheter och potentiella förbättringsområden 
  3. Sammanställ identifierade förbättringsområden
  4. Prioritera identifierade förbättringsområden

Kapacitetsplan

  1. Skapa nästkommande års planering för jourkomputtag
  2. Skapa riktlinjer för en kapacitetsplanering
  3. Skapa ett mappningsschema för kapaciteten

Uppföljning

  1. För in samtliga produktionsplaner i uppföljningssystemet
  2. Kommunicera ut framtagna produktion- och kapacitetsplaner
  3. Skapa processer och rutiner för hur uppföljningsprocessen ska se ut
  4. Utse kontaktpersoner för verksamhetens PKS-planering
  5. Utse ansvariga för PKS-planering som kan uppdatera analyser och planer nästkommande år (utgörs med fördel av representanter från innevarande års PKS-team)
  6. Säkerställ att projektmål vid införande av PKS är uppfyllda

Fortsatt arbete

  1. Genomför regelbunden uppföljning av produktion- och kapacitetsplaner samt förbättringsområden tillsammans med hela produktionsteamet
  2. Genomför dialogmöten 3 ggr/år med ansvarig centrumchef då planer, nyckeltal och förbättringsarbeten godkänns och följs upp samt verkställ eventuella åtgärder
  3. Ta fram nya produktionsplaner för nästkommande under hösten året innan, rekommenderat senast den 1 oktober
  4. Uppdatera riktlinjer för kapacitetsplanering och mappningsschema i förhållande till lagd produktionsplan

Informationsmaterial

Använd gärna detta material som stöd när du berättar om arbetet med produktions- och kapacitetsstyrning

Bildspel om produktions- och kapacitetsstyrning för APT, ppt

Faktablad produktions- och kapacitetsstyrning, pdf

Handboken som bildspel, ppt

Kontakt

Standardbild
Carina Bergman
Verksamhetsutvecklare
Standardbild
Tomas Kimmel
Verksamhetsutvecklare

Senast uppdaterad: 14 november 2025