2022-10-04 Region Kronoberg

Skicka faktura

Här finns faktureringsinformation till Region Kronobergs leverantörer kring hur vi arbetar med e-faktura.

Betalningsvillkor

Våra betalningsvillkor är 30 dagar.

E-fakturor via PEPPOL

Vi önskar i första hand att ni skickar elektroniska fakturor via PEPPOL-nätverket.

PEPPOL-ID: 0007:2321000065

Kontakta din VAN-tjänst för uppsättning av PEPPOL.

För mer information om PEPPOL, öppnas i nytt fönster

Coronaviruset: Snabbare betalning till mindre leverantörer

För att hjälpa mindre lokala företag och samhällskritiska leverantörer har vi beslutat att vi kan betala fakturor snabbare än normalt gällande 30 dagar.

Undantaget gäller för mindre lokala företag och leverantörer av varor/tjänster som är samhällskritiska och som ansöker om kortare betalningstid.

Fortfarande gäller att förseningsersättning/dröjsmålsränta eller inkassokrav inte kan inkrävas tidigare än 30 dagar från fakturans ankomst.

Ansök om snabbare betalning

Redovisningsstöd – Leverantörsgruppen
Telefon: 0470-58 63 00
E-post till leverantörsgruppen: sec-skanningen@kronoberg.se

Lag om krav på e-faktura

Från den 1 april 2019 ska du som leverantör till Region Kronoberg skicka oss en e-faktura. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Lagen innebär att alla inköp, oavsett belopp, som görs till följd av Lag om offentlig upphandling (LOU (2016:1145) ska faktureras med en e-faktura, inklusive direktupphandlingar. Det är varje organisations eget ansvar att bedöma om ett inköp omfattas. Inköp som görs av Region Kronoberg ska därför som huvudregel faktureras med en e-faktura.

Pappersfaktura och pdf

Notera att pappersfaktura/pdf i och med den nya lagen endast tillåts i undantagsfall, exempelvis:

I de fall då e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Observera att det är Region Kronoberg som avgör om det finns en sådan risk för specifika fakturaflöden.
För upphandlingar enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem.
Omfattar inte lagen kontanta betalningar eller betalningar med betalkort.

Region Kronoberg skannar alla pappersfakturor. Därför ska du alltid skicka din faktura till vår gemensamma fakturaadress:

Region Kronoberg
Skanningscentralen
Box 1207
351 12 Växjö

För att fakturan sedan ska komma till rätt mottagare och bli betald i tid är det viktigt att du anger rätt referenskod (sjusiffrigt referensnummer).

Leverantörsportal

Har du som leverantör inte systemstöd för att skicka elektroniska fakturor erbjuder Region Kronoberg en kostnadsfri anslutning till Region Kronobergs leverantörsportal. Här kan du skicka e-faktura till oss på ett enkelt sätt.

Till leverantörsportalen, öppnas i nytt fönster

Fakturaformat

Fakturan ska vara utformad i enlighet med SFTI:s standard. Fakturan ska innehålla uppgifter enligt SFTI-formatet kompletterat med uppgifter om ordernummer och referens.

Så ska en faktura vara utformad, öppnas i nytt fönster

Referens på E-fakturor

Fakturor med order

Fakturan ska innehålla samma beställnings- eller ordernummer som angetts vid beställningstillfället. Numret ska anges under rubriken Ert ordernummer på fakturan. Saknas beställnings- eller ordernummer ska fältet lämnas tomt.

Region Kronobergs ordernummer består av 10-12 tecken som inleds med tre bokstäver, därefter sex siffror (datum) bindestreck 1-3 siffror (löpnummer) – exempelvis KIN190402-105. Det är endast detta format som får förekomma i fältet ordernummer på fakturan.

Orderlösa fakturor

Om ordernummer saknas ange sjusiffrigt referensnummer (kostnadsställe) utan mellanslag eller bindestreck - exempelvis 0101130.

Fakturor med sekretessinformation

Innehåller din faktura sekretessinformation (exempelvis patientnamn och/eller personnummer) ska den sjusiffriga referenskoden föregås av ett S - exempelvis S0101130.

Övriga fakturauppgifter

I de fall ett avrop avser upphandlad vara eller tjänst ska avtalsnummer anges på fakturan, under avsedd rubrik för avtalsnummer - exempelvis 19RGK123. Region Kronoberg önskar en faktura per avtalsnummer. Saknas avtalsnummer ska fältet lämnas tomt.

Region Kronoberg jobbar med att utöka omfattningen av abonnemangsfakturering. Använd gärna ACD-tagg i de fallen abonnemangsnummer/ID eller motsvarande unik identifierare förekommer.

Bilaga Tekniska variabler för PEPPOL-faktura, pdf, öppnas i nytt fönster