Digitala kallelser (till 1177)

För att en digital kallelse ska kunna skickas krävs att:

• den vårdande enheten i Cosmic har inställning för digitala kallelser
• vårdtjänsten i bokningen är inställd för att visas i webbtidbok
• patienten har ett konto på 1177.se

När dessa förutsättningar är uppfyllda:

• Skapas den digitala kallelsen automatiskt vid bokning
• Cosmic avgör om en digital kallelse ska skickas
• Kallelsen skickas automatiskt till patientens inkorg på 1177.se

Alla patienter som har ett konto på 1177.se får sin kallelse i sin inkorg på 1177.se.

De patienter som under inställningar på 1177.se har valt att inte få brev hemskickade ifrån vården (avisering blir tvingande), kommer endast få kallelsen i sin 1177-inkorg.

Patienter som har aktiverat avisering får ett sms och/eller e‑postmeddelande när kallelsen kommer till inkorgen. Patienten kan då logga in på 1177.se och ta del av sin kallelse.

Från kallelsen kan patienten även:

• av‑ eller omboka sin tid direkt, om vårdtjänsten har webbtidboksinställningar
• följa länkar till relevant information kopplat till den bokade tiden.

Om kontakten av‑ eller ombokas visas detta som ett trådat meddelande kopplat till den ursprungliga kallelsen.

Patienter på 1177.se i Region Kronoberg

• Andel invånare med 1177‑konto: ca 98 %
• Av dessa har cirka 80 % gjort inställningar för avisering
• Cirka 40 % har valt bort att få fysiska brev från vården

För digitala kallelser finns det tre olika kallelsemallar i Cosmic:

• Besök
• Telefonsamtal
• Videosamtal

Vilken kallelsemall som används styrs automatiskt av vilken kontakttyp som är vald i bokningsunderlaget.

Vårdpersonalen väljer alltså inte kallelsemall manuellt.

Kallelsemallen hämtar därefter relevant information från Cosmic för att bygga upp den digitala kallelsen.

Klicka på bilden för att förstora och öppna som pdf.

Det finns funktionalitet för digital öppen kallelse. En öppen kallelse innebär att patienten får ett meddelande med en uppmaning att själv boka sin tid, tillsammans med en länk till tidbokningen.

Den digitala öppna kallelsen skickas automatiskt enligt inställningar i Cosmic, baserat på bevakningsdatumet i bokningsunderlaget. Meddelandet skickas när det återstår ett visst antal dagar till detta datum.

Förutsättningar för att använda öppna kallelser

För att kunna använda digitala öppna kallelser krävs att:

• enheten är aktiverad för att skicka digitala öppna kallelser i Cosmic
• vårdtjänsten i webbtidboken har inställningen nybokning med krav på bokningsunderlag
• verksamheten har uppdaterade och aktuella väntelistor
• det finns bemannade tider tillgängliga i tidboken för bokning.

När patienten har bokat tid

När patienten har bokat en tid skickas därefter den ordinarie kallelsen (”den riktiga kallelsen”). Denna innehåller fullständig information om besöket, på samma sätt som vid övriga kallelser

Klicka på bilden för att förstora.

Kallelsemallar

För kallelser som skicka via Postens eBrev eller skrivs ut som brev via enheten, används nya kallelsemallar. Detta för att patienten ska få samma information i sin kallelse oavsett kallelsesätt.

Det kommer finnas fyra nya kallelsemallar i Cosmic att välja på.

• Kallelse Besök
• Kallelse Hembesök
• Kallelse Telefon
• Kallelse Video

Det är även möjligt att använda kallelsemallen Digital öppen kallelse, om enheten inte har gått över till att använda digital öppen kallelse.

Bilagor

För kallelser som skickas via Postens eBrev eller skrivs ut som pappersbrev via enheten används inte längre traditionella bilagor i samma utsträckning som tidigare.

Beroende på mängden information och hur viktig informationen är hanteras innehållet på något av följande sätt:

• informationen placeras direkt i kallelsen, eller
• informationen skickas som en bilaga med en kort text, kompletterad med en QR‑kod samt en länk till digital information

Den digitala informationen finns tillgänglig på till exempel 1177.se.

Detta innebär att:

• även patienter som får sin kallelse via brev får tillgång till samma digitala innehåll
• samma informationskälla används, oavsett vilket kallelsesätt som används

Exempel bilaga med kort text och QR-kod

Klicka på bilden för att förstora.

Viktiga regler

• Digital kallelse ska aldrig väljas manuellt.

• Det är tillåtet att ändra från digital kallelse till annat kallelsesätt om patienten även ska få kallelsen på annat sätt.
• Observera att även om kallelsesättet ändras kommer en digital kallelse fortfarande att skickas i bakgrunden.

Ändring av kallelsesätt

• Om patienten har ett 1177-konto och i sina inställningar har valt att inte få brev hemskickade från vården, väljer Cosmic automatiskt kallelsesättet digital kallelse.
• Kallelsen skickas då endast till patientens inkorg på 1177.se.
• Om Cosmic i stället väljer kallelsesättet Brev innebär det att patienten:
• saknar 1177.se‑konto, eller
• har 1177-konto men inte har valt bort fysiska brev.

Du kan se vilket av dessa alternativ som gäller genom att kontrollera länksymbolen. Om symbolen är klickbar har patienten ett 1177.se. I detta fall kommer det i bakgrunden även att skickas en digital kallelse.

Barn 13–18 år

För patienter i åldern 13–18 år ska kallelsesätt alltid ändras från Digital kallelse till Postens eBrev.

Detta beror på att vi inte med säkerhet vet om patienten själv har tillgång till sin inkorg på 1177.se, det kan finns kvar äldre inställningar där vårdnadshavare tidigare varit ombud.

Följande fält i bokningsunderlaget påverkar hur kallelsen utformas och hur den skickas

Datum och klockslag

• Visas i kallelsen som tidpunkt för kontakten.

Vårdande enhet

• Visas under rubriken Mottagning i kallelsen.
• Till den vårdande enheten är följande kopplat och visas i kallelsen:
  • informationstexter
  • adress
  • telefonnummer

Vårdtjänst

• Det är möjligt att koppla informationstexter till vårdtjänster, som visas upp under rubriken Inför ditt besök i kallelsen.
• Vårdtjänsten har ett publikt namn som visas i kallelsen under rubriken Bokningen gäller
• Det går att koppla både länkar och bilagor till vårdtjänster, så urvalet av dessa blir begränsat alternativt förvalda när en specifik vårdtjänst väljs

Kontakttyp

När Digital kallelse skickas styr vald kontakttyp vilken kallelsemall som används (Besök, Telefonsamtal eller Videosamtal).

Fritext till vald kallelse

• Text som skrivs här visas direkt i kallelsen.
• Används för kompletterande information som är specifik för den aktuella kontakten.
• Använd med fördel frasminnen

Länkar

• Om digital kallelse ska skickas är länksymbolen klickbar.
• Länkar kan vara:
• förvalda och kopplade till vårdtjänsten
• tillgängliga för vårdpersonalen att lägga till manuellt
• Vilka länkar som är tillgängliga styrs av inställningar i Cosmic.

Bilagor

• Om annat kallelsesätt än digital kallelse är valt är bilagesymbolen klickbar.
• Bilagor kan vara:
• förvalda och kopplade till vårdtjänsten
• tillgängliga för vårdpersonalen att lägga till manuellt
• Även här avgör inställningar i Cosmic vilka val som är möjliga.

Observera:
Om patienten har ett 1177-konto men även ska få sin kallelse på annat sätt behöver både länkar och bilagor väljas.

• Cosmic skickar digitala kallelser varje minut, men inte mellan 22.59 och 07.00
• Om kontakten bokas inom 30 dagar skickas kallelsen direkt
• Om kontakten bokas längre fram i tiden skickas kallelsen automatiskt när det återstår 30 dagar till besöket

Ej bokade kontakter (väntelista)

Observerat att vid uppstart av digitala kallelser ändras inte kallelsesätt i tidigare skapade bokningsunderlag. För att dessa ska uppdatera sig behöver man manuellt öppna bokningsunderlaget och byta vårdtjänst och sedan byta tillbaka till rätt vårdtjänst igen.

När nya bokningsunderlag skapas blir det korrekt från början.

I Planerade vårdåtgärder visas alltid Digital kallelse som kallelsesätt. Detta beror på att Cosmic alltid försöker skicka en digital kallelse.

När kontakten är bokad och Cosmic försöker skicka kallelsen visas det om den digitala kallelsen har kunnat skickas eller inte, beroende på om patienten har ett 1177‑konto.

Patient saknar 1177-konto eller har 1177-konto men har inte valt bort fysiska brev

• Kallelsestatus:
• symbol för digital kallelse (brev med e) och
• symbol för valt kallelsesätt (Brev)
• Kallelsesätt:
• både Digital kallelse och valt kallelsesätt visas

Patient har 1177-konto och har valt bort fysiska brev

• Kallelsestatus:
  • symbol för digital kallelse (brev med e)
• Kallelsesätt:
  • Digital kallelse

Via tooltip för bokningen visas vilket kallelsesätt som är valt samt om digital kallelse är eller kommer att skickas.

Patienten saknar 1177-konto

Kallelse behöver skickas manuellt ifrån Cosmic.

• Kallelsesätt: Postens-eBrev/Brev
• Kallelsestatus: Digital kallelse kommer inte skickas på grund av felaktiga förutsättningar. Försök med annat kallelsesätt / Digital kallelse vald men ej skickad.

Patienten har ett 1177-kontomen har inte bockat i valet att de inte vill ha fysiska brev

Kallelse behöver skickas manuellt ifrån Cosmic.

Kallelsesätt: Postens-eBrev/Brev

Kallelsestatus: Digital kallelse skickad, ÅÅÅÅ-MM-DD TT:MM/Digital kallelse vald men ej skickad.

Patienten har ett 1177-konto och har bockat i valet att de inte vill ha fysiska brev

Cosmic skickar kallelsen, ingen manuell hantering.

Kallelsesätt: Digital kallelse

Kallelsestatus: Digital kallelse skickad, ÅÅÅÅ-MM-DD TT:MM/Digital kallelse vald men ej skickad.

Följ flödesschemat nedan för att säkerställa att kallelser skickas korrekt i Cosmic och att rätt kallelsesätt används.

Klicka på bilden för att förstora och öppna som pdf.

För att digitala kallelser ska fungera fullt ut behöver samtliga nuvarande bilagor ses över och anpassas.

Alla bilagor ska göras om till något av följande alternativ:

• information (fraser) som kan läggas direkt i kallelsen, eller
• en ny bilagemall som innehåller:
• en kort informations­text
• samt en QR‑kod och länk till digital information

Syftet är att patientinformationen ska vara tillgänglig digitalt och kunna nås oavsett hur kallelsen skickas.

Digitalisering av patientinformation

I Region Kronoberg pågår ett projekt för att digitalisera all patientinformation. I detta projekt ingår även:

• genomgång av bilagor kopplade till kallelser
• hjälp att publicera information digitalt på 1177.se
• Skapa nya Bilagor med QR-kod

För frågor eller hjälp med att lägga in information på 1177.se, kontakta kommunikationsavdelningen.

Digital patientinformation

För att digitala kallelser ska kunna skickas automatiskt från Cosmic behöver patienten i sina inställningar på 1177.se ha valt att inte få fysiska brev hemskickade från vården.

Genom att fler patienter gör denna inställning minskar behovet av manuella utskick och fler kallelser kan hanteras helt digitalt.

Pågående insatser

För närvarande skickas en informationsbilaga med alla kallelser från Cosmic som går via Postens eBrev.

Informationen uppmanar patienten att logga in på 1177.se och göra inställningen att inte få brev hemskickade från vården.

Vårdpersonalens roll

Vårdpersonalens dialog med patienten är mycket viktig. Personlig uppmaning från vårdpersonal har stor effekt.

• Uppmana patienten att:
• logga in på 1177.se
• gå till Inställningar
• välja bort fysiska brev från vården

Aktivera aviseringar på 1177.se

För att få ett så effektivt och fungerande bokningsflöde som möjligt behöver mycket information och flera inställningar vara korrekt kopplade till vårdtjänsten.

Inför införande av digitala kallelser är det därför viktigt att:

• se över att befintliga vårdtjänster fungerar i hela flödet

Om en vårdtjänst används för många olika typer av kontakter kan det finnas behov av att:

• skapa separata vårdtjänster för olika kontakt- eller besökstyper

Detta gör det möjligt att:

• koppla rätt information och länkar till rätt kontakt
• använda rätt kallelsemall
• skapa ett tydligare och tryggare flöde för både vårdpersonal och patient

Beställning av nya vårdtjänster görs i IT-portalen

Säkerställ att väntelistorna är i fas

• För de kontakter som ska kallas med öppen kallelse behöver enheten vara i fas så att bevakningsdatumet i bokningsunderlaget är detsamma som beräknad tid för kontakten.

Bemanna tidböckerna i god tid

• Tidböckerna behöver vara bemannade minst 60 dagar framåt i tiden.
• Det ska finnas tider, bemannade i tidboken, som matchar de vårdtjänster som används för öppna kallelser.

• Funktionen testas initialt på utvalda enheter:
  • alla BVC
  • Synhabiliteringen
  • Hörselhabiliteringen
  • Barn‑ och ungdomsdagvård
• Förberedelserna på testenheterna går enligt plan.
• Start för de första enheterna planeras till maj 2026.
• Därefter kommer Primärvården att prioriteras för införande.

Mer information om kommande steg publiceras löpande.

Införandet av digitala kallelser sker stegvis och anpassas efter varje verksamhets behov och förutsättningar. Bilden nedan visar ett exempel på de vanligaste stegen i en införandeprocess.

Det är viktigt att känna till att:

• alla verksamheter inte behöver gå igenom samtliga steg
• vissa steg kan utgå helt
• flera steg kan genomföras parallellt eller slås ihop

Införandet planeras i dialog mellan verksamhet och förvaltning (VIS) och anpassas utifrån verksamhetens arbetssätt, vårdtjänster och patientflöden.

Klicka på bilden för att förstora och öppna som pdf.

1. Översyn av bilagor

• Need to know bör i första hand läggas som information kopplad till enhet, vårdtjänst eller frasminne.
• Om stora mängder text eller bilder behöver delas används digital information på 1177eller bilaga med QR‑kod och hänvisande text.
• Good to know bör i första hand publiceras på 1177.Om informationen inte finns digitalt och är viktig inför besöket kan bilaga med QR‑kod användas.

2. Översyn av vårdtjänster

• Se över att vårdtjänsterna används korrekt i verksamheten.
• Skapa nya vårdtjänster vid behov, till exempel om olika typer av kontakter kräver olika information.
• Skapa nya schemamarkeringar vid behov.
• Enheten börjar schemalägga och boka med de nya eller justerade vårdtjänsterna.

3. Gå över till ”speglade” kallelser

• Inga kallelser skickas under den dag förändringen genomförs.
• VIS gör nödvändiga ändringar i informationstexter i Cosmic, lägger till och justerar information kopplad till vårdtjänster, byter till nya kallelsemallar som är utformade på samma sätt som de digitala kallelserna.

4. Aktivera digitala kallelser

• VIS aktiverar funktionen Digitala kallelser för aktuell enhet.
• Därefter skickas kallelser automatiskt till patientens inkorg på 1177.se när förutsättningar finns.

5. Aktivera digitala öppna kallelser

• VIS aktiverar funktionen Digitala öppna kallelser för aktuell enhet.
• Därefter skickas digitala kallelser automatiskt ut till patientens inkorg på 1177.se för de kontakter med vårdtjänster som har nybokning via webbtidbok med krav på bokningsunderlag.

Digitala kallelser är ett område som fortsätter att utvecklas. Leverantören Cambio planerar att vidareutveckla funktionaliteten i flera steg, i dialog med de regioner som använder Cosmic.

Kommande funktionalitet

Kommer i Cosmicversion 6.1, Region Kronoberg beräknar gå upp på denna version i början av 2027.

• möjlighet att ange alternativ besöksadress i kallelsen
• vidareutveckling av fältet Särskild information i bokningsunderlaget, så att förvalda texter kan väljas
• ny kallelsemall för hembesök
• visning av vårdkontaktens titel i kallelsen, tillsammans med namn
• möjlighet att styra att kallelsen inte skickas direkt vid bokning
• möjlighet att visa länkar under rubriken ”Inför ditt besök”
• tydligare rubriker i meddelanden på 1177.se vid av och ombokade besök