Metoder och verktyg
Här hittar du information kring hur du och din verksamhet kan jobba mer strukturerat med förbättrings-/utvecklingsarbeten.
Region Kronoberg har valt att använda A3-metoden för systematiskt förbättringsarbete. Metoden består av sju steg och syftar till att skapa gemensam bild i verksamheten. A3:an kan därmed användas för att planera, följa, dokumentera och kommunicera hela förbättringsarbetet.
A3 metodens sju steg
Steg 1: Bakgrund och problemformulering
I det första steget i A3:an ska problemet ringas in på bästa möjliga sätt. Detta görs genom att beskriva hur det yttrar sig och vad det får för konsekvenser om problemet inte blir löst. Försök identifiera en ”mätbar egenskap”, det vill säga något att fånga som nuläge och att förbättra ifrån.
Använd verktyget problembeskrivning.
Mallar
Steg 2: Förstå och analysera nuläget
I det andra steget ligger fokus på nuläge, dvs. hur ser det ut idag, beskriv dagens arbetssätt.
Använd verktyget flödesschema.
Mallar
Steg 3 : Hitta grundorsaker till problemet
I det tredje steget analyseras de tänkbara orsakerna till problemet och grundorsaker/rotorsaker identifieras, dvs. definiera vad som är källan till problemet och vad som påverkar mest
Använd verktygen fiskbensdiagram och/eller 5 varför.
Mallar
Steg 4: Mål och mått
I det fjärde steget ligger fokus på att gå från ett nuläge till ett önskat framtida läge. Definiera vad som ska förbättras och hur mycket. Detta ska göras utifrån mätbara egenskaper så det går att jämföra ett framtida läge med baslinjen.
Använd verktygen SMARTa mål, SLIM mål och mätningar.
Mallar
Steg 5: Göra (hitta möjliga lösningar)
I det femte steget ska mål omsättas till aktiviteter och dessa ska planläggas utifrån vad som ska göras, när, av vem och när det ska vara klart.
Använd verktygen PICK-graf, PDSA-hjulet och/eller fyrklövern.
Mallar
Steg 6: Resultat och lärande
I det sjätte steget ska det som har gjorts följas upp och lärdomar ska dras.
Det kan man göra via följande frågeställningar:
- Vilka förbättringar har genomförts?
- Vilka förbättringar har förkastats?
- Vilka förbättringar har inte genomförts?
- Vad blev effekten (hur blev resultatet nu jämfört med innan insatser gjordes?
Steg 7: Följa upp
I det sjunde steget ska resultatet följas upp. Effekten ska följas över tid för att säkerställa att förbättringen lever kvar.
Ta hjälp av följande:
- Besluta hur effekten av förbättringar ska följas upp och hur länge
- Genomför uppföljningen på det sätt som bestämts
- Definiera hur det nya arbetssättets beständighet ska säkras över tid.
Använd verktyget mätningar.
Mallar
Fler verktyg
Arbetsmodell för kartläggning, reflektion och systematiskt utvecklingsarbete av mikrosystem.
Mallar
Fiskbensdiagram, också känt som Ishikawadiagram eller Orsak-Verkandiagram, används för att på ett strukturerat sätt identifiera, sortera och tydligt illustrera och kartlägga tänkbara orsaker till ett problem eller tillstånd.
Mallar
Om du vill förbättra en arbetsprocess är flödesschema ett bra verktyg att börja med. En kartläggning av flödet/processen kan göras för att få en bild av hur processen ser ut i nuläget, för att förändra och utveckla processen eller för att beskriva ett framtida önskat arbetssätt.
Mallar
Förbättringsmodellen är en metod som strukturerar förbättringsarbetet.
Mallar
Gröna korset är en enkel visuell metod för medarbetare i sjukvården att dagligen identifiera risker och vårdskador i realtid, vilket skapar ett underlag för riktat systematiskt förbättringsarbete som ökar patientsäkerheten samt stärker patientsäkerhetskulturen.
Mallar
För att få en tydlig stuktur i arbetet, använd gärna en handlingsplan. I den dokumenteras planeringen för genomförandet och uppföljning. Vad ska göras, hur ska det göras, när ska det göras och av vem ska det göras?
Mallar
I Region Kronoberg har vi bestämt att använda Socialstyrelsens implementeringsmodell. Implementering avser den systematik och de procedurer som kan användas för att hållbart införa nya metoder i en ordinarie verksamhet.
Mallar
Innovationsguiden är ett metodverktyg för att utveckla innovativa lösningar i offentlig sektor.
Mallar
Mätningar hjälper oss att utvärdera om ett arbete lett till en förbättring. Börja med en baslinjemätning innan själva arbetet startar.
Mallar
I initieringsfasen av ett utvecklingsuppdrag utvärderas om en idé är värd att prioriteras i förhållande till övriga initiativ och pågående projekt. För att utvärdera om en idé ger mer nytta än vad insatsen kräver kan man använda sig av en så kallad Nyttoberäkningskalkyl. I en sådan kalkyl utvärderas om insatsen överstiger nyttan.
Verktyg
Det finns två olika varianter av nyttoberäkningskalkylen: en förenklad variant för mindre omfattande initiativ och en variant för mer omfattande och komplexa initiativ (denna modell är framtagen av Inera).
Mallar
PDSA-hjulet är den del i förbättringsmodellen som stödjer strukturen att, i liten skala, testa om förändringsidéerna leder till förbättringar utifrån vad som ska uppnås.
Mallar
Idéer brukar det oftast inte vara ont om, däremot kan det upplevas oklart vilken idé som vi tror har störst effekt för att nå målet.
Med hjälp av verktyget PICK-graf sorteras idéerna utifrån hur de bedöms ge stor eller liten effekt mot målet. Detta i förhållande till om det medför stor eller liten kostnad, insats eller ansträngning att genomföra den.
Mallar
En tydlig, fullständig och specifik beskrivning av problemet är viktigt för att veta att vi angriper rätt problem och att vi angriper det på rätt sätt (systematiskt och metodiskt). Det är också viktigt för att säkerställa att alla intressenter förstår varför vi ska driva detta förbättringsinitiativ just nu. Verktyget nedan hjälper dig med hur man kan arbeta fram en bra problembeskrivning utifrån 7 frågor som ringar in problemet och identifierar objektet, symptomen, lokalisering och intressenter.
Mallar
Påverkansdiagram är en typ av diagram som används för att visuellt visa hur olika nyckeltal eller faktorer påverkar varandra. De används inom affärsanalys och problemlösning för att förstå orsak-verkan-samband, där man ser hur ett nyckeltal (som intäkt) kan påverka ett annat (som vinst), vilket i sin tur kan påverka ytterligare faktorer (som bonusar).
Mallar
SLIM är ett verktyg som används för att följa vår resa och fånga lärande, i ett mer öppet utforskande arbetssätt (jämför SMARTa mål som är mer konkreta).
Mallar
SMARTa mål är ett verktyg som används för att konkretisera målen utifrån förbättringsmodellens första fråga, vad vill vi uppnå?
Mallar
SWOT är en analysmetod för att kartlägga Strengths (styrkor), Weaknesses (svagheter), Opportunities (möjligheter) och Threats (hot). Den används för att bedöma både interna (styrkor och svagheter) och externa (möjligheter och hot) faktorer som påverkar en organisation, ett projekt eller en individ. Syftet är att skapa en överblick som underlag för strategiska beslut och för att identifiera hur man kan vända svagheter till styrkor eller hantera hot.
Mallar
Värdekompassen är ett verktyg för att mäta och följa värdet av vården för en specifik patientgrupp. För att beakta flera mått i patientprocessen så är värdekompassen indelad i fyra dimensioner, alla lika viktiga.
Mallar